Cómo crear un manual de gestión de crisis en RRSS

La interacción en las redes sociales es un factor clave en la reputación corporativa hoy en día. Por eso, es necesario que cuentes con herramientas de gestión de crisis para afrontar posibles contratiempos.

Un comentario negativo o una mala interpretación pueden escalar y convertirse en un problema. Si no se maneja adecuadamente, puede incluso lastimar seriamente la imagen y la reputación de la empresa. Por lo mismo, una planificación proactiva y constante actualización de los protocolos de respuesta puede minimizar los riesgos significativamente. 

La gestión de crisis se ha convertido en un pilar fundamental de un equipo de redes sociales. Este tiene que estar preparado para actuar en cualquier momento, del mismo modo que un bombero apaga un incendio. Por eso, en Rompecabeza, te enseñamos cómo crear un manual de crisis para tus redes sociales.

¿Qué es un manual de gestión de crisis para redes sociales?

Un manual de gestión de crisis para redes sociales es una guía estratégica. En este se establecen los procedimientos a seguir cuando una crisis amenaza la reputación de una marca en distintas plataformas digitales.

Vivimos en la era digital y las redes sociales son parte vital e indispensable en la sociedad de hoy. Contar con este documento es una excelente estrategia de marketing. Porque actúa como un mapa detallado de cómo afrontar escenarios indeseados.

Además, ayuda a los equipos de las organizaciones a responder de manera eficiente y coherente ante situaciones críticas. De esta manera, puedes minimizar el impacto negativo en la imagen de la marca.

¿Cómo manejar una crisis en redes sociales?

El manual será tu plan de acción. Por lo tanto, debe ser lo más elaborado y completo posible. De esta manera, el Community Manager (CM) como su equipo sepan actuar ante una crisis. 

Para empezar, debe incluir escenarios potenciales y pasos específicos para manejarlos. También debe contar con una clara asignación de responsabilidades para cada miembro involucrado en el plan de gestión. De esta manera, se garantiza una respuesta coordinada y efectiva del equipo a cargo de RRSS.

A continuación, te explicaremos qué elementos debe contener tu manual de crisis en redes sociales.

Identificar las amenazas

Anticipar los problemas que podrían llevar a una crisis es crucial para cualquier marca. Durante la etapa de pre-crisis, es importante estar atentos a señales de alerta, como un aumento en los comentarios negativos o quejas frecuentes. Estos indicadores tempranos son clave para intervenir antes de que la situación se agrave.

Para mitigar estos riesgos, es esencial adoptar medidas preventivas como:

1. Capacitación continua para el equipo: esto es ideal para lograr una comunicación efectiva. Puede incluir aspectos como manejo de redes sociales, atención al cliente y relaciones públicas.
2. Monitoreo proactivo: evalúa en tiempo real las menciones y el sentimiento del público hacia tu marca. Así, detectarás las señales de alerta a tiempo.
3. Protocolos de calidad: mantener altos estándares de calidad en todos los aspectos del negocio, minimiza el riesgo de errores.

Manejo y control de una crisis

Cuando surge un contratiempo, tener un plan de gestión de crisis claro y bien estructurado es indispensable. Algunos aspectos que puedes considerar son los siguientes:

1. Equipo de crisis: es esencial contar con un grupo de respuesta rápida, capacitado y preparado para actuar de inmediato.
2. Mensaje unificado: asegúrate de que todos los canales oficiales de la marca emitan un mensaje claro, coherente y conciso.
3. Soluciones rápidas y visibles: implementa de inmediato las acciones correctivas necesarias y comunícalas efectivamente a la audiencia.

Saber cómo actuar en escenarios indeseados te permite proteger la reputación de tu marca ante distintos tipos de crisis.

Evaluación y aprendizajes cuando ya ha pasado la crisis

Una vez controlada la crisis, como equipo de redes sociales es importante hacer una revisión del impacto en la reputación de la marca. Este análisis debe incluir métricas como el sentimiento de los usuarios, el engagement y la percepción general de la marca.

Revisa a detalle qué aspectos funcionaron y cuáles no. Esto implica una revisión exhaustiva de todas las acciones tomadas, desde las primeras respuestas hasta las soluciones implementadas. Tomar en cuenta todos estos factores te permitirá aprender de los errores y aciertos. Además, podrás optimizar la estrategia de manejo de crisis para futuros incidentes.

La importancia de documentar y actualizar los protocolos de acción

El aprendizaje obtenido tras una crisis es invaluable. Por eso, es crucial documentar cada acción tomada durante el periodo para desarrollar un protocolo de gestión eficiente.

Este manual no debe ser un documento estático. Más bien debe actuar como una herramienta dinámica. Procura actualizarla continuamente con las lecciones aprendidas y las mejores prácticas. Esto garantizará que la empresa esté preparada para enfrentar futuras crisis con mayor eficacia.

En el mundo digital, estar preparado para lo inesperado es crucial para proteger la reputación de tu marca. En Rompecabeza The Marketing Company, comprendemos la importancia de una gestión de crisis eficaz en redes sociales. Descarga ahora nuestro e-book para aprender a hacer un manual de gestión de crisis en RRSS completo.